sistem informasi manajemen

SISTEM  INFORMASI  MANAJEMEN

PENGAMATAN SWALAYAN

DI SUSUN OLEH :	HORITSYAH PAHLEVI	0211 12 298
	IIS YULISDA	0211 12 304
	GALIH NOVIANGGARA	0211 12 319
	TIARA YASMIN	0211 12 329

UNIVERSITAS PAKUAN

Bogor, Oktober 2013

KATA PENGANTAR

Assalamuilaikum warahmatullaahi wabarokatuh,

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas yang diberikan kepada kami dengan tepat waktu.

Penyusun membuat makalah ini bertujuan untuk memenuhi tugas yang telah diberikan, dengan membaca makalah ini diharapkan dapat menambah wawasan tentang Sistem Informasi Manajemen. Makalah  ini dapat dipergunakan bagi pelajar, mahasiswa atau siapa saja yang ingin mengetahui tentang Sistem Informasi Manajemen, dengan segenap ketulusan hati, kami mengucapkan banyak terima kasih.

Penulis menyadari bahwa penyusunan makalah masih banyak kekurangan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca untuk perbaikan makalah ini  semoga makalah ini dapat bermanfaat khususnya bagi penulis dan umumnya bagi pembaca.

Wassalamualaikum warahmatullahi wabarokatuh.

Bogor, Oktober 2013 PENULIS

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar belakang

           

Perusahaan merupakan salah satu bagian dari dunia usaha, dan setiap perusahaan apakah itu perusahaan manufaktur ataupun perusahaan dagang, selalu memerlukan sistem informasi. Menyadari begitu pentingnya suatu sistem informasi dalam menjalankan kegiatan usaha , maka perusahaan harus memiliki sistem yang baik agar kegiatan usaha yang dilakukan dapat berjalan lancar sebab suatu sistem yang baik akan menghasilkan kegiatan yang terencanan, terarah dan terpadu sehingga apa yang diharapkan oleh perusahaan akan terwujud.

            Dari sekian banyak kegiatan perusahaan tersebut salah satunya adalah sistem pembelian. Sistem Pembelian ini merupakan salah satu sistem dalam proses pengadaan barang atau merchandising. Sistem pengadaan barang ini merupakan salah satu fungsi penting dalam kegiatan suatu perusahaan dagang. Sebagaimana kita ketahui bahwa kegiatan dalam perusahaan dagang adalah membeli barang-barang untuk dijual kembali kepada konsumen.
           

Masalah-masalah yang sering timbul dalam proses pengadaan barang ini adalah barang-barang apa sajakah yang harus dibeli, kebijakan-kebijakan apa yang harus diterapkan pada pemasok, bagaimana kita bisa mengetahui barang yang telah dipasok dapat dijual dan banyak lagi masalah yang dapat kita kupas dari proses pengadaan barang ini.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Lokasi pengamatan :

Giant Swalayan

2.2    Informasi yang di hasilkan.

Dari pengamatan yang kami lakukan terhadap sekian kegiatan perusahaan tersebut salah satunya adalah sistem pembelian. Sistem Pembelian ini merupakan salah satu sistem dalam proses pengadaan barang atau merchandising. Sistem pengadaan barang ini merupakan salah satu fungsi penting dalam kegiatan suatu perusahaan dagang. Sebagaimana kita ketahui bahwa kegiatan dalam perusahaan dagang adalah membeli barang-barang untuk dijual kembali kepada konsumen.

Dari pengamatan yang telah kita lakukan, informasi yang di hasilkan dari adalah terdapat banyaknya pilihan produk, fasilitas kebersihan yang terjaga, sistem transaksi yang sudah memenuhi standar dengan menggunakan mesin cashier yang canggih, dan keramahan serta pelayanan yang baik yang di berikan oleh pegawai kepada customer.

2.3    Data yang di butuhkan.

Menurut kelompok kami data yang di butuhkan dalam pengamatan ini adalah data yang mempunyai ikatan dalam proses jual beli yang terjadi di Giant Swalayan ini, seperti kelengkapan produk yang di jual, mesin dan tekhnologi yang di gunakan dalam proses penjualan (mesin cashier), pemeliharaan fasilitas, dan sistem pelayanan pegawai kepada customer.

Mengapa data ini di perlukan? Karena dengan adanya data tentang kelengkapan produk yang di jual kita dapat mengetahui kualitas swalayan tersebut sudah cukup baik atau belum, sehingga dapat memberikan alasan kepada masyarakat untuk belanja dengan cara yang efesien dan efektif tanpa ragu akan produk-produk yang di jual di swalayan ini. Dengan adanya mesin transaksi yang canggih kita dapat mengetahui berapa barang yang keluar dan uang yang di dapat setiap transaksinya, kecakapan para pegawai dalam memelihara fasilitas yang ada di swalayan ini untuk dapat selalu di kunjungi pelanggan secara nyaman, serta kecakapan pelayanan para pegawai kepada customer kita dapat menilai baik atau tidaknya para pegawai melayani para pelanggan, sehingga para pelanggan memiliki rasa nyaman untuk berbelanja di swalayan ini.

BAB III

URAIAN

3.1  Uraian terhadap sistem yang anda amati menurut karakteristik system.

Menurut pendapat kami, dengan pengamatan yang telah kami lakukan ini sesuai dengan karakteristik-karakteristik sistem. Yaitu yang pertama adalah Komponen (component) artinya, sesuatu yang menjadi bagian sistem (benda, aturan, orang). Dalam arti luas, dalam karakteristik komponen ini sesuatu yang terdapat dalam swalayan ini semuanya masuk dalam bagian sistem. Sehingga di antara satu dan lainnya saling berkesinambungan. Oleh karena itu sistem dalam swalayan tersebut saling berkaitan erat.

Contohnya, di dalam swalayan ini terdapat produk-produk sebagai objek penjualan, untuk menjual produk-produk ini harus di tunjang dengan pelayanan yang bagus dari pegawai terhadap pelanggan supaya produk yang di jual dapat terjual dengan lancar. Selain itu, dalam transaksipun telah di lengkapi dengan mesin yang canggih, sehingga barang yang keluar dapat terdeteksi secara langsung tanpa proses yang repot. Oleh karena itu, karakteristik di swalayan ini termasuk dalam karakteristik komponen. Karena, antara benda yang berupa mesin mesin pendukung penjualan dengan produk yang di jual, serta orangnya yang berupa pegawai, ini semuanya saling berkaitan erat.

Kemudian di karakteristik ke dua yaitu Batas (boundary) artinya sesuatu yang membedakan dengan sistem lainnya. Artinya, dalam sistem ini terdapat batasan yang membedakan antara sistem yang satu dengan sistem yang lainnya. Sehingga sistem dalam swalayan ini dapat terlihat berbeda dengan sistem yang ada di swalayan lainnya. Adanya sesuatu yang membedakan ini merupakan suatu tolak ukur untuk konsumen untuk mengukur perbandingan antara sistem ini dengan sistem yang lainnya.

Contohnya, di swalayan ini memiliki harga yang sedikit berbeda dengan swalayan lainnya, sehingga para konsumen dapat mengukur keterjangkauan mereka untuk berbelanja di sini.

Selanjutnya menurut karakteristik lingkungan (environment) artinya sesuatu yang berada di luar sistem (mempengaruhi sistem). Artnya, dalam sistempun lingkungan sangat berpengaruh besar. Adanya persaingan di luar lingkungan sistem dapat memacu sistem untuk lebih meningkatkan kualitasnya karena adanya pengaruh dari luar itumerupakan ancaman bagi sistem. Contohnya, adanya persaingan dari swalayan lain dalam pengembangan dan pengadaan produk sehingga mempengaruhi keadaan swalayan ini.

Karakteristik selanjutnya adalah Penghubung (interface) yang artinya menjembatani fungsi antar komponen . maksudnya, dengan adanya penghubung ini antar komponen dalam sistem ini dapat bekerja saling berkesinambungan sehingga segala proses dalam sistem ini dapat bekerja dengan baik secara berkesinambungan. Contohnya, adanya penghubung antara divisi datu dengan yang lainnya sehingga adanya kerja sama dalam sistem yang menghasilkan kelancaran dalam pengadaan barang.

Karakteristik selanjutnya adalah Masukan (input) yang berarti sesuatu yang digunakan sebagai bahan untuk diolah lebih lanjut. Dengan adanya masukan ini, kita dapat mengolah bahan yang telah kita dapatkan. Sehingga kita dapat mengukur hasil yang akan kita peroleh melalui olahan yang kita lakukan. Contohnya, kita memperoleh data yang di peroleh lewat mesin transaksi, kemudian kita mengolahnya lewat sistem komputer sehingga kita dapat mengetahui berapa dana yang masuk, dan berapa keuntungan yang kita dapatkan.

Selanjutnya terdapat karakteristik sistem yang di namakan Pengolahan (processing) yang artinya kegiatan memproses bahan masukan menjadi hasil keluaran. Dalam sistem ini masukan di proses sedemikian rupa oleh sistem suapaya menjadi keluaran yang akan di gemari oleh masyarakat.

Karakteristik selanjutnya adalah Keluaran (output) : berbagai macam bentuk yang dihasilkan melalui pengolahan. Ini merupakan titik akhir yang di hasilkan melalui proses pengolahan. Di dalam output ini kita akan mengetahui keluaran atau hasil yang di hasilkan oleh sistem seperti apa, baik atau buruk dan pantas atau tidak. Dari output ini kita dapat mengukur kekurangan dan kelebihan dari sistem ini.

Karakteristik selanjutnya adalah Sasaran (objevtive) artinya sesuatu yang ingin dicapai dalam jangka pendek dan atau panjang. Dengan adanya sasaran ini swalayan ini dapat menentukan target-target yang menurutnya dapat membantu sistem dalam mencapai sasaran. Sehingga tujuan yang di buat oleh sistem ini akan tercapai sesuai dengan waktu yang di tentukan. Contohnya, dalam bisnis ini sistem mengarahkan sasaran kepada konsumen untuk berbelanja produk-produk di swalayan ini, sehingga profit yang di hasilkan sesuai dengan apa yang di inginkan sebelumnya.

Karakteristik selanjutnya adalah Tujuan (goal) artinya pencapaian akhir yang hendak dicapai dalam waktu yang panjang. Tujuan ini di bentuk untuk meraih titik puncak pencapaian yang di inginkan. Oleh karena itu dengan adanya tujuan ini sistem dapat bekerja lebih terarah sehingga dapat mencapai cita-cita yang di inginkan. Contohnya, dalam tahun ini swalayan ini mempunyai tujuan mencapai profit yang tinggi, dengan adanya tujuan ini komponen (pegawai, mesin, tekhnologi) dalam sistem ini saling berkesinambungan bekerjasama dengan terarah untuk merealisasikan tujuan tersebut.

Kemudian selanjutnya Kendali (control) merupakan cara menjaga sistem agar tetap berjalan sesuai rencana dan tujuannya. Dengan adanya kendali ini kita dapat menjaga sistem dengan baik sesuai aturan-aturan dan standar yang ada. Sehingga tidak terjadi penyelewengan di dalam sistem. Sehingga dalah segala proses dapat berjalan dengan baik dan lancar. Contohnya, dalam sistem ini seorang manajer selalu mengontrol segala yang di lakukan ddi dalam sistem. Sehingga proses demi proses yang berjalan dapat berjalan lancar sesuai dengan aturannya.

Karakteristik yang terakhir adalah Umpan Balik (feed back) yang artinya mengukur operasional proses sistem (mengembalikan kondisi menyimpang menjadi standar). Dengan adanya umpan balik ini kita dapat mengetahui apakah kinerja yang kita lakukan selama ini dapat menghasilkan umpan balik yang tinggi atau rendah. Jika umpan balik yang di hasilkan rendah, maka perlu adanya perombakan sistem. Sehingga dapat menghasilkan umpan balik yang maksimal. Karena usaha yang baik adalah dapat menghasilkan umpan balik dalam waktu yang cepat.

3.2  Penggolongan menurut Klasifikasi Sistem.

Menurut kelompok kami terhadap pengamatan yang telah kami lakukan, swalayan yang kami amati termasuk dalam Sistem Abstrak dan Sistem Fisik. Sistem abstract artinya tidak tampak nyata (OS, program komputer). Artinya dalam proses bisnis yang di lakukan perusahaan swalayan ini prosen prosen bisnisnya tidak terlihat nyata atau tidak tampak secara fisik, melainkan menggunakan sistem komputer atau dengan Operasi sistem. Sehingga proses yang di jalankan berjalan dengan baik tanpa adanya data yang tercecer. Dengan adanya sistem ini dapat menjadikan bisnis ini lebih efektif dan efesien.

Selain itu, dalam bisnis ini terdapat juga Physical system yang artinya Tampak nyata bisa dijamah (komputer, manusia). Maksudnya, jika perusahaan ini di lihat dari dan di tinjau secara mendetail dapat terlihat jelas secara fisik dari data kompuernya dan manusia-manusia yang bekerja dalam bisnis ini. Sehingga kita dapat menilai baik buruknya perkembangan dari perusahaan tersebut melalui Physical sistem yang dapat terlihat jelas jika kita amati.

3.3  Informasi yang di hasilkan menurut Fungsi Informasi

Menurut pengamatan yang kami lakukan, sistem yang kami amati ini memiliki fungsi informasi yang bersifat Nilai informasi, karena dalam Nilai informasi terdapat unsur unsur sebagai berikut :

Bersifat luas dan lengkap

            Dalam swalayan ini terdapat sistem yang luas dan lengkap, sistem yang saling berkesinambungan antara yang satu dan yang lainnya, sehingga dalam proses pengadaan barang pun barang yang di inginkan tersedia lengkap di sini.

Memperhatikan ketelitian (accuracy)

            Di swalayan ini terdapat ketelitian yang akurat, karena swalayan ini menggunakan tekhnologi yang canggih, dengan menggunakan sistem komputerisasi dalam prosesnya sehingga menyediakan data data yang akuran mulai dari pemasokan barang hingga transaksi.

Ketepatan waktu (timeliness)

            Dengan adanya sistem yang memadai di swalayan ini, ketepatan waktupun dapat teratasi dengan cepat, karena segalanya di proses melalui sistem tehknologi, sehingga dalam transaksi, pembuatan laporan, serta data data mengenai barangpun dapat cepat terselesaikan

Dapat diukur

            Dengan adanya fungsi informasi yang bersifat nilai ini, kita dapat mengukur seberapa baik dan buruknya perusahaan ini berjalan. Sehingga dengan adanya ukuran ini, kita dapat meningkatkan kinerja perusahaan untuk lebih baik lagi sesuai keinginan pelanggan.

3.4  Kelompok informasi yang di hasilkan menurut level manajemen

  

 Berdasarkan kepada konsep manajeman, manajemen memiliki fungsi untuk merencanakan, menyusun(mengorganisir), menempatkan, mengarahkan dan mengendalikan apakah rencanan yang dibuat telah terealisasi dengan baik. Untuk menjalankan fungsi tersebut manajemen tidak mungkin dapat melakukannya tanpa memiliki informasi berkualitas yangdiperlukan. Informasi yang diterima oleh manajemen selain harus berkualitas (akurat, tepat waktu, lengkap, relevan) juga informasi tersebut harus selaras dan saling berkaitan dengan informasi-informasi lainnya yang ada disuatu organisasi. Informasi yang digunakan oleh manajemen untuk membantu melaksanakan fungsinya disebut sebagai informasi manajemen, informasi manajemen dihasilkan oleh suatu sistem informasi manajemen.

Jadi peran sistem informasi manajemen bagi suatu organisasi adalah mendukung operasi bisnis perusahaan, sistem pengambilan keputusan dan keunggulan bersaing secara strategis.

” Sistem Informasi Manajemen merupakan kumpulan dari sub-sub sistem yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan saat melaksanakan fungsinya”.

            Informasi manajemen yang disajikan oleh sistem informasi manajemen bagi kepentingan manajemen harus dapat mendukung pelaksanaan fungsi manajemen sehingga informasi manajemen yang dihasilkan haruslah berkualitas. Seperti yang diungkapakan oleh Mc Leod bahwa pada intinya informasi harus :

1. Relevan : Informasi yang diterima harus sesuai dengan yang dibutuhkan

2. Tepat waktu : Informasi harus tersedia pada saat diperlukan
3. Akurat : Informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya
4. Lengkap : Informasi yang diberikan tidak sepotong-sepotong dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
           

 Dengan demikian dapat dikatakan bahwa Penyusunan Sistem informasi yang dilakukan oleh suatu perusahaan mempunyai tujuan sebagai berikut :
1. Untuk Meningkatkan informasi. Yaitu informasi yang tepat guna, terpercaya dan tepat waktu. Dengan kata lain sistem informasi harus dengan cepat dan tepat dapat memberikan informasi yang diperlukan.

2. Untuk Meningkatkan Sistem Internal Cek atau Sistem Pengendalian Intern. Yaitu sistem pengendalian intern yang diperlukan agara dapat mengamankan kekayaan perusahaan. Ini berarti bahwa sistem informasi yang disusun juga harus mengandung kegiatan sistem Pengendalian Intern (Internal Cek)

3. Untuk Dapat Menekan Biaya. Ini berarti bahwa biaya tata usaha untuk menyusun sistem informasi harus seefisien mungkin.

Dengan demikian dapat di simpulkan bahwa informasi yang kita dapatkan ini termasuk dalam level manajemen TOP LEVEL karena dalam menjalankan sistem ini bukan hanya Perencanaan dan Pengendalian Operasional saja melainkan adanya perencanaan strategis yang mendukung persaingan terhadap perusahaan lain dan strategi untuk kemajuan yang akan di raih oleh perusahaan (swalayan) yang telah kami amati ini.

Kesimpulan

Dari pengamatan yang kami lakukan terhadap sekian kegiatan perusahaan tersebut salah satunya adalah sistem pembelian. Sistem Pembelian ini merupakan salah satu sistem dalam proses pengadaan barang atau merchandising. Sistem pengadaan barang ini merupakan salah satu fungsi penting dalam kegiatan suatu perusahaan dagang. Sebagaimana kita ketahui bahwa kegiatan dalam perusahaan dagang adalah membeli barang-barang untuk dijual kembali kepada konsumen.
Oleh karena itu untuk memperoleh prestasi terbaik dalam pengembangan bisnis ini perlu adanya penerapan karakteristik-karakteristik sistem yang kuat. Supaya sistem lebih dapat mengontrol segala aspek karakteristik dengan baik. Sehingga dapat menghasilkan prestasi terbaik dalam segala kegiatannya.